Twoje dane.
Jasne zasady.

Przetwarzamy dane konta i kontaktu: login, imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, przypisanie do firmy, placówki lub gabinetu oraz uprawnienia. Zapisujemy też treść zgłoszeń, korespondencję, przesłane pliki, historię obsługi, czas pracy i informacje potrzebne do raportów oraz rozliczenia usług.

Dla bezpieczeństwa rejestrujemy zdarzenia logowania i działania w systemie, ich czas oraz informacje techniczne, w tym adres IP. Hasła są przechowywane w postaci skrótów kryptograficznych.

Dane otrzymujemy od Ciebie, osoby zgłaszającej sprawę telefonicznie lub e-mailem, a także od uprawnionego przedstawiciela Twojej organizacji, który tworzy konto lub zgłoszenie w Twoim imieniu.

Dane medyczne i dane personelu placówek

Gdy obsługujemy dane pacjentów lub personelu na zlecenie placówki jako podmiot przetwarzający, administratorem tych danych pozostaje placówka. Zakres i czas ich obsługi wynikają z umowy powierzenia oraz poleceń placówki. Podstawa przetwarzania danych o zdrowiu musi wynikać z właściwej przesłanki art. 9 RODO; samo dodanie załącznika nie stanowi zgody ani takiej podstawy.

Portal służy obsłudze zgłoszeń i nie zastępuje archiwum dokumentacji medycznej. W sprawach dotyczących dokumentacji pacjenta właściwa jest również placówka, której dane dotyczą.

• Prowadzenie konta i realizacja zgłoszeń. Gdy jesteś stroną umowy — jej wykonanie lub działania przed jej zawarciem, art. 6 ust. 1 lit. b RODO. Gdy działasz w imieniu klienta, np. jako pracownik placówki — uzasadniony interes polegający na kontakcie i realizacji obsługi tej organizacji, art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
• Ochrona kont i wyjaśnianie incydentów. Nasz uzasadniony interes polegający na zapewnieniu bezpieczeństwa, zapobieganiu nadużyciom i ustaleniu przebiegu działań, art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
• Dokumentowanie wykonanych prac i roszczenia. Uzasadniony interes polegający na wykazaniu realizacji usług, ustaleniu, dochodzeniu lub obronie roszczeń, art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
• Obowiązki wynikające z prawa. W zakresie, w jakim dotyczą danej sprawy, np. dokumentów księgowych — art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z właściwymi przepisami.

Podanie danych konta i informacji potrzebnych do rozwiązania problemu jest dobrowolne, ale bez nich możemy nie być w stanie udostępnić konta lub obsłużyć zgłoszenia. Dodatkowe załączniki są opcjonalne.

Nie wykorzystujemy danych z portalu do marketingu. Nie podejmujemy wobec Ciebie decyzji wywołujących skutki prawne lub podobnie istotnie wpływających na Twoją sytuację wyłącznie w sposób automatyczny, w tym przez profilowanie. Automatyczne reguły mogą kierować zgłoszenia do zespołów i wysyłać powiadomienia.

Dostęp otrzymują osoby upoważnione do obsługi systemu i Twojego zgłoszenia, zgodnie z przypisanymi rolami. Portal klienta ogranicza dostęp do spraw dostępnych na danym koncie; notatki wewnętrzne są przeznaczone dla zespołu obsługi.

Aplikacja i pliki działają na serwerze operatora. Poczta firmowa korzysta z usług SEOHOST. Przy komunikacji e-mail wiadomość jest przetwarzana także przez dostawców poczty nadawcy i odbiorcy. Dostęp mogą otrzymać również dostawcy utrzymania i wsparcia, w zakresie niezbędnym do ich pracy, oraz organy uprawnione na podstawie prawa. Dane objęte powierzeniem udostępniamy zgodnie z warunkami tego powierzenia.

Powiadomienia e-mail o zmianach w zgłoszeniu zawierają numer sprawy i link do systemu. Odpowiedź wysłana przez agenta kanałem e-mail zawiera natomiast wpisaną treść i wybrane załączniki.

Kanały zewnętrzne i przekazywanie poza EOG

Portal nie ładuje zewnętrznych trackerów ani narzędzi reklamowych. Korzystanie z zewnętrznej poczty lub komunikatora może wiązać się z przetwarzaniem danych przez ich dostawców poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, zgodnie z zasadami danej usługi. Jeśli administrator korzysta z takiego transferu, wymaga on podstawy określonej w rozdziale V RODO, np. decyzji stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony albo standardowych klauzul umownych z wymaganymi zabezpieczeniami.

Przed przekazaniem danych medycznych przez zewnętrzny kanał uzgodnij z obsługą właściwy sposób przesłania. Informacje o dostawcach, transferach i stosowanych zabezpieczeniach otrzymasz pod adresem iod@rozliczenianfz.pl.

Ten okres przyjmujemy, aby można było wrócić do rozwiązania problemu, wyjaśnić przebieg prac i rozpatrzyć reklamację. Po jego upływie dane kwalifikujemy do usunięcia lub anonimizacji w ramach przeglądu retencji.

• Konto i kontakt: przez czas korzystania z konta lub współpracy; po jej zakończeniu pozostają wyłącznie dane potrzebne do zamknięcia spraw, wykonania obowiązku prawnego lub ochrony roszczeń.
• Sprawy sporne i obowiązki prawne: niezbędne dane mogą być przechowywane do prawomocnego zakończenia sporu i upływu właściwego terminu przedawnienia albo przez okres wymagany konkretnym przepisem. Nie dotyczy to automatycznie całej historii konta.
• Dane powierzone przez placówkę: zgodnie z umową i poleceniami administratora tych danych. Okres 24 miesięcy nie zastępuje zasad przechowywania dokumentacji medycznej i nie wydłuża terminu wynikającego z powierzenia.
• Zapisy przeglądarki: zgodnie z oddzielną tabelą poniżej — cookies i szkice nie mają takiego samego okresu jak zgłoszenia.

Wniosek o wcześniejsze usunięcie rozpatrujemy z uwzględnieniem podstaw przetwarzania, praw innych osób i obowiązków administratora.

Na zasadach określonych w RODO przysługuje Ci prawo dostępu do danych i ich kopii, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania oraz przenoszenia danych, gdy spełnione są warunki tego prawa.

Możesz wnieść sprzeciw wobec przetwarzania opartego na uzasadnionym interesie, z przyczyn związanych z Twoją szczególną sytuacją. Jeżeli określone przetwarzanie opiera się na zgodzie, możesz ją wycofać w każdej chwili, bez wpływu na zgodność wcześniejszego przetwarzania z prawem.

Napisz na iod@rozliczenianfz.pl. W razie uzasadnionych wątpliwości możemy poprosić o dodatkowe informacje pozwalające potwierdzić tożsamość. Odpowiedzi udzielamy co do zasady w ciągu miesiąca; jeśli prawo pozwala wydłużyć termin ze względu na złożoność lub liczbę wniosków, poinformujemy Cię o tym i podamy przyczynę.

Masz też prawo złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Sprawdź informacje UODO o swoich prawach.

Cookies to niewielkie informacje zapisywane przez przeglądarkę. Używamy ich do utrzymania bezpiecznej sesji i ochrony formularzy. Inne mechanizmy pamięci przeglądarki pozwalają zachować wybrany motyw oraz szkic odpowiedzi.

Na portalu klienta i w CRM nazwy cookies sesji oraz ochrony formularzy są różne. Oba serwisy zapisują je dla własnego adresu. Przywrócenie sesji przez przeglądarkę może odtworzyć cookies sesyjne i pamięć karty; ograniczenia czasu dostępu do konta nadal obowiązują.

Jak zarządzać zapisami?

W ustawieniach przeglądarki możesz sprawdzić, usunąć lub zablokować cookies i dane witryny. Usunięcie cookies może Cię wylogować, a blokowanie zapisów niezbędnych uniemożliwić logowanie i wysyłanie formularzy. Motyw zmienisz przyciskiem w górnym pasku; szkic możesz usunąć w formularzu odpowiedzi.

Zapisy niezbędne do świadczenia wybranej usługi korzystają z wyjątku określonego w art. 399 ust. 3 Prawa komunikacji elektronicznej. Preferencje zapisujemy po skorzystaniu z danej funkcji. Treść ustawy na stronie UKE.